Загрузка данных из книги Excel в программу 1С

|

Приложение 1С уже давно стало самой популярной программой среди бухгалтеров, планировщиков, экономистов и менеджеров. Имеет не только разнообразное количество конфигураций для разных видов деятельности, но и локализацию для стандартов бухгалтерского учета в нескольких странах мира. Все больше предприятий переходят на учет в этой программе. А вот процедура ручного переноса данных из других бухгалтерских программ в 1С – довольно долгое и нудное занятие, занимающее много времени. Если бы компания вела учет с помощью Excel, процесс передачи можно было бы значительно автоматизировать и ускорить.

Перенос данных из Эксель в 1С

Перенос данных из Excel в 1С требуется не только в первый период работы с этой программой. Иногда в этом возникает потребность, когда в процессе деятельности приходится вводить какие-то списки, которые сохраняются в табличной книге. Например, если вы хотите перенести прайс-листы или заказы из интернет-магазина. В случае, когда списки небольшие, их можно вводить вручную, но что делать, если они содержат сотни пунктов? Для ускорения процедуры можно прибегнуть к некоторым дополнительным функциям.

Для автоматической загрузки подходят практически все типы документов:

• Номенклатурный список;
• Список подрядчиков;
• Список цен;
• Список заказов;
• Информация о покупке или продаже и т д

Сразу стоит отметить, что в 1С нет встроенных инструментов, позволяющих перенести данные из Excel. Для этих целей необходимо подключить внешний загрузчик, представляющий собой файл в формате epf.

Подготовка данных

Нам нужно подготовить данные в самой электронной таблице Excel.

1. Любой список, загружаемый в 1С, должен быть единообразно структурирован. Вы не можете загрузить данные, если в одном столбце или ячейке содержится более одного типа данных, например имя человека и номер телефона. В этом случае такие повторяющиеся записи должны быть разделены по разным столбцам.



2. Объединенные ячейки не допускаются, даже в заголовках. Это может привести к неправильным результатам при передаче данных. Следовательно, если есть объединенные ячейки, их необходимо разделить.



3. Если исходную таблицу сделать максимально простой и понятной, без использования относительно сложных технологий (макросов, формул, комментариев, сносок, лишних элементов форматирования и так далее), это поможет максимально предотвратить проблемы на дальнейших этапах миграции возможный.



4. Обязательно приведите наименование всех величин к единому формату. Не допускается обозначение, например, килограмма, отображаемое разными записями: «кг», «килограмм», «кг». Программа будет понимать их как разные значения, поэтому вам придется выбрать один вариант записи, а остальные подправить под этот шаблон.



5. Должен иметь уникальные идентификаторы. Их роль может играть содержимое любого столбца, не повторяющегося в других строках: индивидуальный ИНН, артикул и т д. Если в существующей таблице нет столбца с аналогичным значением, можно добавить дополнительный столбец и выполнить простые там нумерация. Это нужно для того, чтобы программа могла идентифицировать данные в каждой строке отдельно, а не «сливать» их вместе.



6. Большинство файловых менеджеров Excel не работают с форматом xlsx, а только с форматом xls. Поэтому, если наш документ имеет расширение xlsx, нам нужно его преобразовать. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Сохранить как».

   

   Откроется окно сохранения. Поле типа файла по умолчанию будет иметь формат xlsx. Измените его на «Excel Workbook 97-2003» и нажмите кнопку «Сохранить».

   

   После этого документ будет сохранен в нужном формате.

Помимо этих универсальных действий по подготовке данных в книге Excel, необходимо также привести документ в соответствие с требованиями конкретного загрузчика, который мы будем использовать, но об этом мы поговорим чуть позже.

Подключение внешнего загрузчика

Подключить внешний загрузчик с расширением epf к приложению 1С можно как до, так и после подготовки файла Excel. Самое главное, что в начале процесса загрузки решаются оба этих подготовительных момента.

Существует несколько внешних загрузчиков таблиц Excel для 1С, которые сделаны разными разработчиками. Рассмотрим пример с использованием средства обработки информации «Загрузить данные из табличного документа» для версии 1С 8.3.

1. После того, как файл epf скачан и сохранен на жестком диске компьютера, запускаем программу 1С. Если файл epf запакован в архив, его нужно предварительно оттуда извлечь. В верхней горизонтальной строке приложения нажмите кнопку запуска меню. В версии 1С 8.3 он представлен в виде треугольника, вписанного в оранжевый круг, перевернутого на угол вверх ногами. В появившемся списке пройдите последовательно пункты «Файл» и «Открыть».



2. Откроется окно открытия файла. Заходим в каталог с локацией, выбираем тот объект и нажимаем кнопку «Открыть».



3. После этого загрузчик запустится в 1С.

Скачать обработку «Загрузка данных из табличного документа»

Загрузка данных

Одной из основных баз данных, с которой работает 1С, является перечень товаров и услуг. Поэтому для описания процедуры загрузки из Excel остановимся на примере передачи именно этого типа данных.

1. Возвращаемся в окно обработки. Так как мы собираемся загрузить подборку товаров, то в параметре «Загрузить в» переключатель должен стоять в положении «Каталог». Тем не менее, он установлен таким образом по умолчанию. Менять его следует только тогда, когда вам нужно передать другой тип данных: табличную часть или регистр сведений. Затем нажмите кнопку с многоточием в поле «Тип каталога». Откроется раскрывающийся список. В нем нам следует выбрать пункт «Номенклатура».



2. После этого обработчик автоматически упорядочивает поля, которые использует программа, в этом типе справочника. Стоит сразу отметить, что заполнять все поля не обязательно.



3. теперь снова откройте переносимый документ Excel. Если название столбцов отличается от названий полей в каталоге 1С, содержащих соответствующие, нужно переименовать эти столбцы в Excel, чтобы названия точно совпадали. Если в таблице есть столбцы, для которых нет аналогов в каталоге, их следует удалить. В нашем случае это столбцы «Количество» и «Цена». Также необходимо добавить, что порядок столбцов в документе должен строго соответствовать представленному в обращении. Если для некоторых отображаемых в загрузчике столбцов у вас нет данных, эти столбцы можно оставить пустыми, но нумерация столбцов, где есть данные, должна совпадать. Для удобства и быстрого редактирования можно использовать специальную функцию Excel для быстрого перемещения столбцов местами.

   После выполнения этих шагов щелкните значок «Сохранить», который представлен в виде значка с дискетой в верхнем левом углу окна. Затем закройте файл, нажав кнопку закрытия по умолчанию.



4. Возвращаемся в окно обработки 1С. Нажмите кнопку «Открыть», которая отображается в виде желтой папки.



5. Откроется окно открытия файла. Заходим в каталог, где находится нужный нам документ Excel. Переключатель просмотра файлов по умолчанию установлен на расширение mxl. Чтобы отобразить нужный нам файл, его нужно переставить в положение «Лист Excel». После этого выберите переданный документ и нажмите кнопку «Открыть».



6. Затем содержимое открывается в обработчике. Для проверки правильности заполнения данных нажмите на кнопку «Проверка заполнения».



7. Как видите, инструмент проверки заполнения сообщает нам, что ошибок не обнаружено.



8. Теперь переходим во вкладку «Настройки». В поле «Поиск» ставим галочку в строке, которая будет уникальной для всех товаров, внесенных в номенклатурный справочник. Чаще всего для этого используются поля «Артикул» или «Имя». Это нужно сделать, чтобы при добавлении новых позиций в список данные не дублировались.



9. После того, как все данные введены и сделаны настройки, можно переходить к непосредственной загрузке информации в каталог. Для этого нажмите на надпись «Загрузить данные».



10. Идет процесс загрузки. После ее завершения можно зайти в номенклатурный справочник и убедиться, что туда внесены все необходимые данные.

Урок: Как переключать столбцы в Excel

Мы следовали процедуре добавления данных в справочник номенклатуры в программе 1С 8.3. Для остальных каталогов и документов загрузка будет осуществляться по тому же принципу, но с некоторыми нюансами, с которыми пользователь может разобраться самостоятельно. Также следует отметить, что процедура может отличаться для разных сторонних загрузчиков, но общий подход остается одинаковым для всех: сначала процессор загружает информацию из файла в окно, где она редактируется, и только потом добавляется напрямую в базу 1С.