Выгрузка данных из программы 1С в книгу Excel

|

Не секрет, что программы Excel и 1С пользуются особой популярностью среди офисных работников, особенно занятых в расчетно-финансовой сфере. Поэтому довольно часто возникает необходимость обмена данными между этими приложениями. Но, к сожалению, не все пользователи знают, как это быстро сделать. Разберемся, как выгрузить данные из 1С в документ Excel.

Выгрузка информации из 1C в Excel

Если загрузка данных из Excel в 1С — достаточно сложная процедура, автоматизировать которую можно только с помощью сторонних решений, то обратный процесс, а именно выгрузка из 1С в Excel — это относительно простой набор действий. Это легко сделать с помощью встроенных инструментов вышеперечисленных программ, причем сделать это можно несколькими способами, в зависимости от того, что именно нужно передать пользователю. Рассмотрим, как это сделать на конкретных примерах в 1С версии 8.3.

Способ 1: копирование содержимого ячейки

Единица данных содержится в ячейке 1C. Его можно перенести в Excel обычным методом копирования.

1. Выберите ячейку в 1С, содержимое которой вы хотите скопировать. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Копировать». Также можно воспользоваться универсальным методом, работающим в большинстве программ, работающих в Windows: достаточно выделить содержимое ячейки и ввести на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+C.



2. откройте пустой лист или документ Excel, куда вы хотите вставить содержимое. Щелкаем правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню в параметрах вставки выбираем пункт «Сохранить только текст», который появляется в виде значка в виде заглавной буквы «А».

   

   Вместо этого после выбора ячейки, находясь во вкладке «Главная», нажмите на иконку «Вставить», которая находится на ленте в блоке «Буфер обмена».

   

   Также можно воспользоваться универсальным методом и набрать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+V после того, как ячейка будет выделена.

Содержимое ячейки 1С вставляется в Excel.

Способ 2: вставка списка в существующую книгу Excel

Но вышеописанный способ подходит только в том случае, если вам нужно передать данные из ячейки. При переносе всего списка следует использовать другой способ, потому что копирование по одному пункту займет много времени.

1. Открываем любой список, журнал или каталог в 1С. Нажмите кнопку «Все действия», которая должна располагаться в верхней части матрицы обрабатываемых данных. Меню запускается. Выберите в нем пункт «Показать список».



2. Откроется небольшой список. Здесь вы можете сделать некоторые настройки.

   Поле Вывод в имеет два значения:

   • Табличный документ;
   • Текстовый документ.

   Первый вариант установлен по умолчанию. Это прекрасно подходит для переноса данных в Excel, поэтому мы не будем здесь ничего менять.

   В блоке «Вывод столбцов» вы можете указать, какие столбцы из списка вы хотите перевести в Excel. Если вы собираетесь передавать все данные, мы также не будем трогать эту настройку. Если вы хотите конвертировать без какого-либо столбца или нескольких столбцов, снимите соответствующие флажки.

   После завершения настроек нажмите кнопку «ОК».



3. После этого список отображается в виде таблицы. Если вы хотите перенести его в готовый файл Excel, просто выделите все данные в нем курсором, удерживая левую кнопку мыши, затем щелкните правой кнопкой мыши по выделению и в открывшемся меню выберите пункт «Копировать». Вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + C так же, как и в предыдущем способе.



4. откройте лист Microsoft Excel и выберите ячейку в верхнем левом углу диапазона, куда необходимо вставить данные. Затем нажмите кнопку «Вставить» на ленте во вкладке «Главная» или введите сочетание клавиш Ctrl+V.

Список вставляется в документ.

Способ 3: создание новой книги Excel со списком

Также список из программы 1С можно сразу отправить в новый файл Excel.

1. Выполняем все действия, указанные в предыдущем способе для формирования списка в 1С в табличном варианте, в т.ч. Затем нажмите на кнопку меню, которая расположена вверху окна в виде треугольника, вписанного в оранжевый круг. В открывшемся меню последовательно проходим пункты «Файл» и «Сохранить как…».

   

   Еще проще сделать переход, нажав кнопку «Сохранить», которая имеет вид дискеты и находится в блоке инструментов 1С в самом верху окна. Но эта функция доступна только пользователям, использующим версию программного обеспечения 8.3. В предыдущих версиях можно использовать только предыдущую версию.

   

   Во всех версиях программы также можно нажать комбинацию клавиш Ctrl+S, чтобы запустить окно сохранения.

2. Откроется окно Сохранить файл. Заходим в директорию, в которой планируем хранить книгу, если расположение по умолчанию не подходит. В поле Тип файла по умолчанию используется Электронный табличный документ (*.mxl). Нас это не устраивает, поэтому из выпадающего списка выбираем пункт «Лист Excel (*.xls)» или «Лист Excel 2007 -… (*.xlsx)». При желании можно выбрать и очень старые форматы — «Лист Excel 95» или «Лист Excel 97». После сохранения настроек нажмите кнопку «Сохранить».

Весь список будет сохранен как отдельная книга.

Способ 4: копирование диапазона из списка 1С в Excel

Бывают случаи, когда нужно передавать не весь список, а только отдельные строки или диапазон данных. Этот вариант также вполне осуществим с помощью встроенных инструментов.

1. Выберите строки или диапазон данных в списке. Для этого зажмите кнопку Shift и щелкните левой кнопкой мыши по строкам, которые хотите перенести. Нажмите кнопку «Все действия». В появившемся меню выберите пункт «Просмотреть список…».



2. Откроется окно списка. Производим в нем настройки так же, как и в предыдущих двух способах. Единственное предостережение в том, что вы должны установить флажок рядом с опцией «Только выбранные». Затем нажмите на кнопку «ОК».



3. Как видите, отображается список, состоящий исключительно из выбранных строк. Далее нам нужно выполнить точно такие же шаги, как в методе 2 или методе 3, в зависимости от того, собираемся ли мы добавить список в существующую книгу Excel или создать новый документ.

Способ 5: Сохранение документов в формате Excel

В Excel иногда нужно сохранять не только списки, но и документы, созданные в 1С (счета-фактуры, накладные и так далее). Это связано с тем, что многим пользователям проще редактировать документ в Excel. Кроме того, в Excel можно удалить готовые данные и после печати документа использовать его при необходимости в качестве формы для ручного заполнения.

1. В 1С в форме создания документа есть кнопка печать. Имеет иконку в виде изображения принтера. После того, как необходимые данные были введены в документ и он сохранен, нажмите на этот значок.



2. Откроется форма печати. Но нам, как мы помним, нужно не распечатать документ, а преобразовать его в Excel. Проще всего это сделать в версии 1С 8.3, нажав кнопку «Сохранить» в виде дискеты.

   

   Для более ранних версий используйте комбинацию клавиш быстрого доступа Ctrl+S или, нажав на кнопку меню в виде перевернутого треугольника в верхней части окна, перейдите последовательно в пункты «Файл» и «Сохранить».



3. Откроется окно Сохранить документ. Как и в предыдущих способах, в нем нужно указать расположение сохраняемого файла. В поле «Тип файла» введите один из форматов Excel. Не забудьте назвать документ в поле «Имя файла». После завершения всех настроек нажмите кнопку «Сохранить».

Документ будет сохранен в формате Excel. Этот файл теперь можно открыть в этой программе, и уже в ней производить дальнейшую обработку.

Как видите, выгрузить информацию из 1С в формат Excel несложно. Нужно просто знать алгоритм действий, так как он, к сожалению, интуитивно понятен не всем пользователям. С помощью встроенных средств 1С и Excel можно копировать содержимое ячеек, списков и диапазонов из первого приложения во второе, а также сохранять списки и документы в отдельные книги. Вариантов хранения множество, и чтобы пользователь нашел подходящий для своей ситуации, совершенно не нужно использовать стороннее ПО или использовать сложные комбинации действий.