Создание и работа со сводными таблицами в Google Таблицах

|

Подготовка сводной таблицы

На данный момент создать сводную таблицу можно только в десктопной версии Google Таблиц с помощью соответствующей функции, а мобильное приложение на разных платформах не содержит необходимых инструментов. По ходу инструкции мы подробно рассмотрим каждый доступный элемент настройки, но не будем заострять внимание на таблице и данных, которые необходимо подготовить заранее.

См также: Открытие электронной таблицы в Google Sheets

1. После завершения описанной выше подготовки листа данных, которые необходимо объединить для суммирования и обмена результатами по определенным критериям, откройте раздел «Вставка» на верхней панели сервиса и воспользуйтесь функцией «Создать сводную таблицу». По умолчанию здесь доступны только два параметра, которые отвечают за выбор значений и расположение самой сводной таблицы.



2. В категории «Диапазон данных» необходимо указать диапазон ячеек с нужными данными в формате, известном Google Sheets, как показано в представленном здесь примере. В этом случае, если вы сначала выделили ячейки и только после этого воспользовались соответствующей функцией, текстовое поле будет автоматически заполнено.

   

   Помимо указания координат автоматически и самостоятельно, вы можете воспользоваться кнопкой «Выбрать диапазон ячеек» в правой части блока и в этом режиме выбрать нужные элементы. В некоторых случаях сервис также предоставляет рекомендации по выбору на основе заполнения таблицы определенными значениями.



3. Нажмите кнопку OK в нижней части всплывающего окна, чтобы заполнить диапазон ячеек и вернуться на главную страницу. После этого в категории «Вставка» выберите один из двух вариантов: «Новый лист» или «Существующий лист» на ваше усмотрение.

   

   Параметр «Новый лист» по умолчанию автоматически создаст новый лист для сводной таблицы, что может быть полезно, если вы не собираетесь публиковать информацию на той же странице. Параметры нового листа нельзя изменить в процессе создания, но это можно сделать сразу после переноса.

   

   При выборе «Существующий лист» в окне «Новая сводная таблица» появляется дополнительное текстовое поле, в котором можно указать желаемое расположение вручную или с помощью режима выделения. Это касается не только текущего листа, но и других, для переключения между которыми используется привычная панель внизу страницы.



Когда вы закончите подготовку, нажмите кнопку «Создать» в главном окне, чтобы перейти к дополнительным параметрам. Однако не стоит беспокоиться о первоначальном выборе выборки — в дальнейшем это можно легко изменить через редактор сводной таблицы.

Работа со сводной таблицей

Самое сложное — настроить результирующую таблицу так, чтобы данные правильно отображались в ячейках выбранного исходного листа. Помните, что многих проблем с внешним видом элементов можно избежать в будущем, если в оформлении документа не будет никаких изменений, кроме ширины и высоты ячеек.

Просмотр рекомендаций

1. Установите указатель на начальную ячейку сводной таблицы вне зависимости от местоположения и сразу обратите внимание на «Редактор сводной таблицы» в правой части рабочего окна. Здесь важно следить за тем, чтобы в текстовом поле с координатами была введена правильная область, которую впоследствии можно изменить, например, за счет увеличения стартовых данных.



2. Доступен не всегда, но самый быстрый способ построить таблицу — открыть выпадающий список «Рекомендации» и выбрать один из представленных здесь вариантов. Чтобы избежать проблем, вы можете использовать значок «+» рядом с элементами для предварительного просмотра результата.

Добавление строк и колонок

1. При отсутствии рекомендаций или невыполнении требований таблицу необходимо корректировать вручную. Для этого сначала нажмите кнопку «Добавить» в категории «Строки» или «Столбцы», в зависимости от требований к результату, и во всплывающем окне выберите одно из повторяющихся значений.



2. Основное различие между этими вариантами заключается в размещении, а именно при выборе «Строки» данные будут представлены в виде вертикального списка, а «Столбцы» будут отображаться горизонтально. Более наглядно это показано на наших скриншотах.



3. После создания первого столбца или строки в области редактирования появится соответствующая запись, удаление которой позволяет без последствий отменить сделанные изменения. Здесь же через выпадающие списки можно выбрать порядок сортировки и вывести дополнительное поле «Итого», предназначенное для отображения суммы всех данных из таблицы.

Добавление значений

1. Чтобы присвоить каждому параметру значение из другого столбца Google Sheets, выберите соседнюю пустую ячейку в документе, разверните меню «Добавить» на вкладке «Значения» и выберите соответствующий параметр. Если все было сделано правильно, информация будет отображаться точно так же, как она отображалась раньше.



2. Изменить принцип подсчета итога по каждой ячейке можно через выпадающий список «Суммировать по», где на выбор доступно множество функций. Мы не будем описывать каждый вариант из-за большого количества, тем более что это легко узнать из официальной справки сервиса.



3. Используя параметры в столбце «Отображать как», вы можете выбрать стиль отображения данных, будь то простые числа или проценты от конкретных значений. Все зависит от ваших требований к результату.

Фильтрация данных

1. Оставшийся, но в то же время достаточно важный подраздел «Фильтры» позволяет скрыть из сводной таблицы определенные данные, которые могут попасть туда из-за особенностей форматирования исходного документа. Здесь нужно нажать на кнопку «Добавить» и через всплывающее окно выбрать тот самый параметр, который был указан изначально, при этом могут возникнуть сложности со значениями.



2. Щелкните левой кнопкой мыши по списку «Статус», в стандартном режиме снимите галочки с данных, которых не должно быть в таблице, и нажмите «ОК». Это немедленно обновит все строки и столбцы в документе.



3. Кроме того, вы можете воспользоваться списком из категории «Фильтры по условию», если количество ненужных данных не позволяет быстро найти и отключить нужные параметры. Также доступен обычный текстовый поиск.



Полученная таблица будет автоматически обновляться при изменении ранее скопированной информации, а также при доступе к настройкам. Кроме того, с данными можно будет ознакомиться, в том числе и через мобильное приложение, но без возможности изменения.