Составление заголовка в Microsoft Excel

Торговым знаком любого документа является его название. Этот постулат применим и к таблицам. На самом деле, гораздо приятнее видеть информацию, помеченную информативным и хорошо оформленным заголовком. Давайте выясним алгоритм действий, которые необходимо выполнить, чтобы при работе с таблицами Excel у вас всегда были качественные названия таблиц.

Создание наименования

Основным фактором, при котором заголовок будет выполнять свою прямую функцию максимально эффективно, является его семантическая составляющая. Имя должно передавать основную суть содержимого табличного массива, максимально точно описывать его, но в то же время быть как можно короче, чтобы пользователь сразу понял, что это такое.

Но в этом уроке мы больше не будем акцентировать внимание на таких творческих моментах, а сосредоточимся на алгоритме технологии составления названия таблицы.

Этап 1: создание места для названия

Если у вас уже есть готовая таблица, но вам нужно дать ей название, прежде всего вам нужно создать место на листе, предназначенное для заголовка.

1. Если матрица таблицы занимает первую строку листа с верхней границей, необходимо освободить место для имени. Для этого поместите курсор на любой элемент первой строки таблицы и щелкните по нему правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите опцию «Вставить…».



2. Перед нами небольшое окно, в котором мы должны выбрать, что именно нужно добавить: столбец, строку или отдельные ячейки с соответствующим сдвигом. Поскольку мы отвечаем за добавление строки, мы переставляем переключатель в соответствующее положение. Щелкните «ОК».



3. Над массивом таблиц добавляется строка. Но если вы добавите только одну строку между именем и таблицей, между ними не останется свободного места, что приведет к тому, что заголовок не будет выделяться так сильно, как хотелось бы. Такое положение вещей подходит не всем пользователям, поэтому имеет смысл добавить одну или две лишние строки. Для этого выберите любой элемент в только что добавленной пустой строке и щелкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню снова выберите «Вставить…».



4. Дальнейшие действия в окне добавления ячеек повторяем аналогично описанному выше. При необходимости таким же образом можно добавить еще одну строку.

Но если вы хотите добавить более одной строки над массивом таблицы, то есть возможность значительно ускорить процесс и не добавлять по одному элементу за раз, а добавлять по одному.

1. Выделите вертикальный диапазон ячеек вверху таблицы. Если вы планируете добавить две строки, вам нужно выделить две ячейки, если три, то три и т.д. Щелкните выделение, как вы делали ранее. В меню выберите «Вставить…».



2. Снова откроется окно, в котором необходимо выбрать пункт «Линия» и нажать «ОК».



3. Количество строк будет добавлено над массивом таблицы, сколько элементов было выделено. В нашем случае три.

Но есть еще один вариант добавления строк над таблицей для имени.

1. Выделите вверху таблицы таблицы столько элементов в вертикальном диапазоне, сколько строк для добавления. То есть делаем как в предыдущих случаях. Но на этот раз перейдите на вкладку «Главная» на ленте и щелкните значок треугольника справа от кнопки «Вставить» в группе «Ячейки». В списке выберите параметр «Вставить строки в лист».



2. На листе над массивом таблицы есть вставка количества строк, сколько ячеек было ранее помечено.

На данном этапе подготовку можно считать завершенной.

Урок: как добавить новую строку в Excel

Этап 2: внесение наименования

Теперь нам нужно напрямую написать имя таблицы. Какое должно быть значение заголовка, мы уже вкратце обсуждали выше, поэтому не будем подробно останавливаться на этом вопросе, а обратим внимание только на технические моменты.

1. В любом элементе листа, расположенном над массивом таблицы в строках, которые мы создали на предыдущем шаге, введите желаемое имя. Если над таблицей две строки, то лучше сделать это в первой из них, если их три, то в средней.



2. Теперь нам нужно поместить это имя в середину массива таблиц, чтобы сделать его более презентабельным.

   Выделите весь диапазон ячеек, расположенных над матрицей таблицы в строке, где находится имя. В этом случае левый и правый края выделения не должны выходить за соответствующие края таблицы. Затем нажмите кнопку «Объединить и разместить центр», расположенную на вкладке «Главная» в блоке «Выровнять».



3. После этого элементы строки, в которой расположено имя таблицы, будут объединены, а сам заголовок разместится по центру.

Есть еще один вариант объединения ячеек в одну строку с именем. Его реализация займет немного больше времени, но, тем не менее, об этом способе тоже стоит упомянуть.

1. Выбираем листовые элементы той строки, в которой находится название документа. Щелкаем по отмеченному фрагменту правой кнопкой мыши. Выберите значение «Форматировать ячейки…» из списка…».



2. В окне форматирования перейдите в раздел «Выравнивание». В блоке «Просмотр» установите флажок рядом со значением «Объединить ячейки». В блоке «Выравнивание» в поле «По горизонтали» установите значение «Центр» из списка действий. Щелкните «ОК».



3. В этом случае ячейки выделения также будут объединены, а имя документа будет помещено в центр объединенного элемента.

Но в некоторых случаях объединение ячеек в Excel не поощряется. Например, при использовании умных таблиц их лучше вообще не использовать. А в остальных случаях любое соединение нарушает исходную структуру листа. Что, если пользователь не хочет объединять ячейки, но в то же время хочет, чтобы заголовок располагался в презентабельном месте в центре таблицы? Опять выход есть.

1. Выделите диапазон строк над таблицей, содержащей заголовок, как мы делали ранее. Щелкаем по выделению, чтобы вызвать контекстное меню, в котором выбираем значение «Форматировать ячейки…».



2. В окне форматирования перейдите в раздел «Выравнивание». В новом окне в поле «По горизонтали» выберите значение «Центр выделения» из списка. Щелкните «ОК».



3. Теперь имя будет отображаться в центре матрицы таблицы, но ячейки не будут объединены. Хотя имя кажется в центре, физически его адрес соответствует исходному адресу ячейки, в который оно было записано до процедуры выравнивания.

Этап 3: форматирование

Пришло время отформатировать заголовок так, чтобы он сразу бросался в глаза и был максимально презентабельным. Самый простой способ сделать это — использовать инструменты форматирования на ленте.

1. Мы отмечаем заголовок, щелкнув по нему мышкой. Щелчок должен производиться точно по той ячейке, в которой имя физически расположено, если к выделению применено выравнивание. Например, если вы щелкните место на листе, где отображается заголовок, но не видите его в строке формул, это означает, что на самом деле его нет в этом элементе листа.

   

   Ситуация может быть обратной, когда пользователь выбирает явно пустую ячейку, но видит текст, отображаемый в строке формул. Это означает, что к выделенному фрагменту применено выравнивание и фактически имя находится в этой ячейке, несмотря на то, что визуально оно не выглядит так. Этот пункт следует выбрать для процедуры форматирования.



2. Выделите имя жирным шрифтом. Для этого нажмите кнопку «Жирный» (значок в виде буквы «Ж») в блоке «Шрифт» на вкладке «Основные». Или используйте, нажав комбинацию клавиш Ctrl + B.



3. Затем вы можете увеличить размер шрифта заголовка относительно другого текста в таблице. Для этого снова выберите ячейку, в которой фактически находится имя. Щелкните значок треугольника, расположенный справа от поля «Размер шрифта». Откроется список размеров шрифта. Выберите значение, которое, по вашему мнению, является оптимальным для конкретного стола.



4. При желании вы также можете изменить название шрифта на оригинальную версию. Щелкаем по позиции имени. Щелкните треугольник справа от поля «Персонаж» в одноименном блоке на вкладке «Основные». Откроется большой список шрифтов. Мы нажимаем на тот, который вы считаете наиболее подходящим.

   Но нужно быть осторожным при выборе шрифта. Некоторые из них могут просто не подходить для определенных документов.

При желании вы можете форматировать имя практически неограниченно: сделать его курсивом, изменить цвет, применить подчеркивание и т.д. Мы остановились только на наиболее часто используемых элементах форматирования заголовков при работе в Excel.

Урок: Форматирование таблиц в Microsoft Excel

Этап 4: закрепление названия

В некоторых случаях вы хотите, чтобы заголовок всегда был виден, даже когда вы прокручиваете длинную таблицу вниз. Это можно сделать, закрепив строку имени.

1. Если заголовок находится в верхней строке листа, закрепить его очень просто. Перейдите на вкладку «Просмотр». Щелкните значок «Заблокировать области». В открывшемся списке останавливаемся на «Закрепить верхнюю строку».



2. Теперь верхняя строка листа, содержащая заголовок, будет правильной. Это означает, что он будет виден, даже если вы спуститесь в конец таблицы.

Но имя не всегда помещается в верхней строке листа. Например, выше мы рассмотрели пример, когда он был во втором ряду. К тому же довольно удобно, если исправлено не только название, но и заголовок таблицы. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в значении данных в столбцах. Чтобы реализовать этот тип фиксации, следует действовать по несколько иному алгоритму.

1. Выберите крайнюю левую ячейку под областью, которую необходимо закрепить. В этом случае мы сразу исправим заголовок и заголовок таблицы. Поэтому выбираем первую ячейку под заголовком. Затем щелкните значок «Заблокировать области». На этот раз выберите место в списке, которое называется «Freeze Areas».



2. Теперь строки с именем массива таблицы и его заголовком будут закреплены на листе.

Если вы по-прежнему хотите исправить только заголовок без заголовка, в этом случае перед доступом к инструменту привязки выберите первую ячейку слева, расположенную под строкой заголовка.

Все остальные действия следует выполнять точно по тому же алгоритму, который был выражен выше.

Урок: как исправить заголовок в Excel

Этап 5: печать заголовка на каждой странице

Очень часто требуется, чтобы название печатного документа появлялось на каждом из его листов. В Excel это довольно простая задача. В этом случае название документа нужно будет ввести только один раз, и нет необходимости вводить его отдельно для каждой страницы. Инструмент, который помогает реализовать эту функциональность, называется Loop Through. Чтобы полностью завершить оформление названия таблицы, мы рассмотрим, как его распечатать на каждой странице.

1. Переходим во вкладку «Разметка». Щелкните значок «Печатать заголовки», который находится в группе «Параметры страницы».



2. В разделе «Лист» активируется окно настройки страницы. Ставим курсор в поле «Сквозные линии». Затем выберите любую ячейку, расположенную в строке, где размещен заголовок. В этом случае адрес всей данной строки попадает в поле окна настроек страницы. Щелкните «ОК».



3. Чтобы проверить, как будет выглядеть заголовок при печати, перейдите на вкладку «Файл».



4. Перейдите в раздел «Печать» с помощью инструментов навигации в левом вертикальном меню. Область предварительного просмотра текущего документа расположена в правой части окна. Как и ожидалось на первой странице, мы видим отображаемый заголовок.



5. Теперь нам нужно посмотреть, появится ли заголовок на других печатных листах. Для этих целей опускаем полосу прокрутки. Вы также можете ввести желаемый номер страницы в поле просмотра листа и нажать клавишу Enter. Как видите, на втором и последующих печатных листах заголовок также отображается вверху соответствующего элемента. Это означает, что если мы поместим документ на печать, его имя будет отображаться на каждой странице.

На этом работа по формированию заголовка документа завершена.

Урок: Печать заголовка на каждой странице в Excel

Итак, мы изложили алгоритм форматирования заголовка документа в Excel. Конечно, этот алгоритм не является четким утверждением, от которого нельзя отклониться ни на один шаг. Напротив, вариантов действий огромное количество. Прежде всего, существует множество способов отформатировать заголовок. Могут применяться различные комбинации многочисленных форматов. В этом направлении деятельности ограничителем является только воображение пользователя. Однако мы обозначили основные этапы составления заголовка. В этом уроке излагаются основные правила действий, указываются направления, в которых пользователь может реализовать свои собственные дизайнерские идеи.