Проверка пунктуации в Microsoft Word

|

Проверка пунктуации в MS Word осуществляется с помощью программы проверки орфографии. Чтобы начать процесс проверки, достаточно нажать «F7» (работает только в Windows) или нажать на значок книги внизу окна программы. Для запуска проверки также можно перейти на вкладку «Проверка» и нажать там на кнопку «Правописание”.

Урок: Как включить проверку орфографии в Word

Вы также можете выполнить проверку вручную, для этого достаточно просмотреть документ и щелкнуть правой кнопкой мыши по словам, подчеркнутым красной или синей (зеленой) волнистой линией. В этой статье мы подробно рассмотрим, как запустить автоматическую проверку пунктуации в Word, а также как это сделать вручную.

Автоматическая проверка пунктуации

1. Откройте документ Word, в котором вы хотите проверить пунктуацию.

Совет: Обязательно проверьте орфографию (пунктуацию) в последней сохраненной версии документа.

2. Откройте вкладку «Обзор» и нажмите там на кнопку «Правописание”.

Совет: Чтобы проверить пунктуацию в фрагменте текста, сначала выделите эту часть мышкой, затем нажмите кнопку «Правописание”.

3. Запустится процесс проверки орфографии. Если в документе обнаружена ошибка, в правой части экрана появится окно «Правописание» с вариантами ее исправления.

Совет: Вы можете просто нажать клавишу «F7» на клавиатуре, чтобы запустить проверку орфографии в Windows.

Урок: Сочетания клавиш в Word

Примечание. Слова с ошибками будут подчеркнуты красной волнистой линией. Имена собственные, а также слова, неизвестные программе, также будут подчеркнуты красной линией (синей в более ранних версиях Word), грамматические ошибки будут подчеркнуты синей или зеленой линией в зависимости от версии программы.

Работа с окном “Орфография”

В верхней части окна «Проверка орфографии» есть три кнопки, которые открываются при обнаружении ошибок. Рассмотрим подробнее значение каждого из них:

• Пропустить — нажав на нее, вы «сообщите» программе, что в выделенном слове ошибок нет (хотя на самом деле они могут быть), но если такое же слово снова будет найдено в документе, оно снова будет выделено как написанное с ошибкой;

• Игнорировать все — нажатие этой кнопки сообщает программе, что каждое использование данного слова в документе является правильным. Любое подчеркивание этого слова непосредственно в этом документе исчезнет. Если это же слово используется в другом документе, оно снова будет подчеркнуто, так как Word увидит в нем ошибку;

• Добавить (в словарь) — добавляет слово во внутренний словарь программы, после чего это слово больше никогда не будет подчеркнуто. По крайней мере, пока вы не удалите, а затем переустановите MS Word на своем компьютере.

Примечание. В нашем примере некоторые слова написаны намеренно с ошибками, чтобы было легче понять, как работает проверка орфографии.

Выбор правильных исправлений

Если в документе есть ошибки, их, конечно же, нужно исправить. Поэтому внимательно пройдитесь по всем предложенным исправлениям и выберите то, что подходит именно вам.

1. Нажмите на соответствующий вариант исправления.

2. Нажмите кнопку «Редактировать», чтобы внести исправления только в этом месте. Нажмите «Изменить все», чтобы исправить это слово во всем тексте.

Совет: В случае, если вы не уверены, какие из предложенных программой вариантов верны, поищите ответ в Интернете. Обратите внимание на специальные службы орфографии и пунктуации, такие как орфография и грамматика”.

Завершение проверки

Если вы исправите (опустите, добавите в словарь) все ошибки в тексте, вы увидите следующее предупреждение:

Нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить работу с документом или сохранить его. При необходимости вы всегда можете запустить новый процесс проверки.

Ручная проверка пунктуации и правописания

Внимательно просмотрите документ и найдите в нем красный и синий (зеленый, в зависимости от версии Word) цвета. Как упоминалось в первой половине статьи, слова, подчеркнутые красной волнистой линией, написаны с ошибками. Фразы и предложения, подчеркнутые синей (зеленой) волнистой линией, составлены неправильно.

Примечание: Не обязательно запускать автоматическую проверку орфографии, чтобы увидеть все ошибки в документе — эта опция включена по умолчанию в Word, то есть автоматически отображается подчеркивание в местах с ошибками. Кроме того, Word автоматически исправляет некоторые слова (с включенными и правильно настроенными параметрами автозамены).

ВАЖНО: Word может отображать большинство пунктуационных ошибок, но программа не умеет их автоматически исправлять. Все пунктуационные ошибки в тексте должны быть исправлены вручную.

Состояние ошибок

Обратите внимание на значок книги, расположенный в левой нижней части окна программы. Если на этом значке есть галочка, это означает, что в тексте нет ошибок. Если там появится крестик (в старых версиях программы он выделен красным цветом), нажмите на него, чтобы увидеть ошибки и предлагаемые варианты их исправления.

Поиск исправлений

Чтобы найти подходящие варианты исправления, щелкните правой кнопкой мыши слово или фразу, подчеркнутую красной или синей (зеленой) линией.

Вы увидите список вариантов исправления или рекомендуемых действий.

Примечание. Помните, что предлагаемые исправления верны только с точки зрения программы. Microsoft Word, как уже было сказано, считает за ошибки все неизвестные, неизвестные слова.

Совет. Если вы уверены, что подчеркнутое слово написано правильно, выберите «Игнорировать» или «Игнорировать все» во всплывающем меню. Если вы хотите, чтобы Word больше не подчеркивал это слово, добавьте его в словарь, выбрав соответствующую команду.

Пример: Если вы набрали «Орфография» вместо слова «Орфография», программа предложит следующие варианты исправления: «Орфография», «Орфография», «Орфография» и другие ее формы.

Выбор правильных исправлений

Щелкнув правой кнопкой мыши по подчеркнутому слову или фразе, выберите подходящий вариант исправления. После нажатия на него левой кнопкой мыши слово с ошибкой будет автоматически заменено правильным, выбранным вами из предложенных вариантов.

Небольшая рекомендация от Lumpics

При проверке документа на наличие ошибок обратите особое внимание на слова, в написании которых вы чаще всего допускаете ошибки. Постарайтесь запомнить или записать их, чтобы не совершать тех же ошибок в будущем. Кроме того, для большего удобства вы можете настроить автоматическую замену слова с ошибкой на правильное. Для этого воспользуйтесь нашей инструкцией:

Урок: Функция автозамены в Word

Вот и все, теперь вы знаете, как проверить пунктуацию и орфографию в Word, а это значит, что окончательные версии создаваемых вами документов не будут содержать ошибок. Желаем вам удачи в работе и учебе.