Полезные функции в Microsoft Excel

|

Работа с функциями в Excel

Из-за широкого функционального назначения программы пользователь не всегда осведомлен о функциях, облегчающих взаимодействие со многими инструментами Excel. Далее в статье мы расскажем о топ-10 функциях, которые могут пригодиться для разных целей, а также дадим ссылки на подробные руководства по работе с каждой из них.

Функция «ВПР»

Одной из наиболее востребованных функций в Microsoft Excel является «ВПР» («ВПР»). С его помощью можно перетаскивать значения одной или нескольких таблиц в другую. В этом случае поиск выполняется только в первом столбце таблицы, а при изменении данных в исходной таблице автоматически формируются данные в производной таблице, где могут производиться отдельные вычисления. Например, информацию из таблицы, содержащей прайс-листы на товары, можно использовать для расчета показателей в таблице об объеме закупки в денежном выражении.

ВПР запускается путем вставки оператора «ВПР» из «Мастера функций» в ячейку, в которой должны отображаться данные.

В окне, которое появляется после запуска этой функции, необходимо указать адрес ячейки или диапазон ячеек, из которых должны быть извлечены данные.

Урок: Использование функции ВПР в Microsoft Excel

Сводные таблицы

Еще одной важной функцией Excel является создание сводных таблиц, которые группируют данные из других таблиц по разным критериям, производят с ними различные вычисления (суммирование, умножение, деление и так далее), а результаты выводятся в отдельную таблицу. При этом очень широкие возможности по настройке полей сводной таблицы.

Она создается на вкладке «Вставка» нажатием на кнопку, которая называется «Сводная таблица».

Урок: Использование сводных таблиц в Microsoft Excel

Создание диаграмм

Для наглядного отображения данных, помещенных в таблицу, удобно использовать диаграммы. Они часто используются для проведения презентаций, написания научных работ, в исследовательских целях и т д. Excel предоставляет широкий набор инструментов для создания различных типов диаграмм.

Чтобы создать диаграмму, вам нужно выбрать набор ячеек с данными, которые вы хотите отобразить визуально. Затем, находясь на вкладке «Вставка», выберите на ленте тип диаграммы, который, по вашему мнению, лучше всего подходит для достижения ваших целей.

Более точная настройка диаграмм, в том числе установка имен и наименований осей, осуществляется в группе вкладок «Работа с диаграммой».

Графики — это один из видов диаграмм. Принцип их построения такой же, как и для других типов диаграмм.

Урок:
Использование диаграмм в Microsoft Excel
Графика в Microsoft Excel

Формулы в Excel

Для работы с числовыми данными в программе можно использовать специальные формулы. С их помощью можно производить различные арифметические действия с данными в таблицах: сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т д. Для использования формулы необходимо поставить знак «=» в ячейку, в которой вы планируете отображать результат. После этого вводится сама формула, которая может состоять из математических символов, цифр и адресов ячеек. Чтобы указать адрес ячейки, из которой берутся данные для расчета, просто нажмите на нее мышкой и ее координаты отобразятся в ячейке для отображения результата.

Excel также удобно использовать в качестве обычного калькулятора. Для этого в строке формул или в любой ячейке введите математические выражения после знака «=».

Урок: Использование формул в Microsoft Excel

Функция «ЕСЛИ»

Одной из самых популярных функций, используемых в Excel, является «ЕСЛИ». Он позволяет указать в ячейке вывод одного результата при выполнении определенного условия и другого результата, если это не так. Синтаксис следующий: ЕСЛИ(логическое выражение; [результат, если истина]; [результат, если ложно]).

И, ИЛИ и вложенные функции ЕСЛИ соответствуют нескольким условиям или одному из нескольких условий.

Урок: Использование функции ЕСЛИ в Microsoft Excel

Макросы

С помощью макросов в программе записывается выполнение тех или иных действий, а затем они автоматически воспроизводятся. Это значительно экономит время на выполнение большого объема однотипных работ. Макросы записываются путем включения захвата их действий в программе с помощью соответствующей кнопки на ленте.

Макросы также можно записывать с помощью языка разметки Visual Basic в специальном редакторе.

Урок: Использование макросов в Microsoft Excel

Условное форматирование

Для выделения определенных данных в таблице используется функция условного форматирования, позволяющая настраивать правила выделения ячеек. Само условное форматирование может быть выполнено в виде гистограммы, цветной полосы или набора значков. Переход к нему осуществляется через вкладку «Главная» с выбором диапазона ячеек, который вы собираетесь форматировать. Затем нажмите кнопку «Условное форматирование» в группе инструментов «Стили». После этого остается выбрать тот вариант форматирования, который вы считаете наиболее подходящим.

Форматирование будет выполнено.

Урок: Использование условного форматирования в Microsoft Excel

«Умная» таблица

Не все пользователи знают, что таблица, просто нарисованная карандашом или линиями границ, воспринимается Excel как единый диапазон ячеек. Вы можете заставить программу видеть этот набор данных в виде таблицы путем переформатирования. Делается это легко: сначала выберите нужный диапазон данных, затем нажмите кнопку «Форматировать как таблицу», когда находитесь на вкладке «Главная». Появится список различных стилей дизайна, где вы выбираете подходящий.

Таблица также создается нажатием кнопки «Таблица», которая находится на вкладке «Вставка», после выбора определенной области листа данных.

Редактор воспримет выбранный набор ячеек как таблицу. В результате, например, если вы введете какие-то данные в ячейки, расположенные на краю таблицы, они будут автоматически включены в нее. Кроме того, при прокрутке вниз заголовок всегда будет в поле зрения.

Урок: Создание таблицы в Microsoft Excel

Подбор параметра

С помощью функции выбора параметров вы можете выбрать исходные данные, руководствуясь желаемым для вас результатом. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Что насчет анализа» в панели инструментов «Работа с данными». В появившемся списке выберите пункт «Выбрать параметр…».

Откроется окно выбора параметра. В поле «Поместить в ячейку» необходимо ввести ссылку на ячейку, содержащую нужную формулу. Поле «Значение» должно содержать конечный результат, который вы хотите получить. В поле «Изменить значения ячейки» вставьте координаты ячейки с исправленным значением.

Урок: Использование настроек в Microsoft Excel

Функция «ИНДЕКС»

Возможности, предлагаемые функцией «ИНДЕКС», в чем-то близки к возможностям функции «ВПР». Он также позволяет искать данные в массиве значений и возвращать их в указанную ячейку. Синтаксис следующий: ИНДЕКС(диапазон ячеек, номер строки, номер столбца).

Урок: Использование функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Это не полный список всех функций, доступных в Microsoft Excel. Мы остановились только на самых популярных и важных из них.