Конвертация файлов Word в Microsoft Excel

|

Бывают ситуации, когда текст или таблицы, написанные в Microsoft Word, необходимо преобразовать в Excel. К сожалению, Word не имеет встроенных инструментов для таких преобразований. Но в то же время существует ряд способов конвертации файлов в этом направлении. Давайте узнаем, как это можно сделать.

Основные способы конвертации

Существует три основных способа преобразования файлов Word в Excel:

• простое копирование данных;
• использование сторонних специализированных приложений;
• использование специализированных онлайн-сервисов.

Способ 1: копирование данных

Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, содержимое нового документа будет выглядеть не очень презентабельно. Каждый абзац будет помещен в отдельную ячейку. Поэтому после того, как текст скопирован, нужно поработать над фактической структурой его расположения на листе Excel. Отдельная проблема — копирование таблиц.

1. Выделяем нужный фрагмент текста или весь текст в Microsoft Word. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню. Выберите пункт «Копировать». Вместо использования контекстного меню после выделения текста можно нажать на кнопку «Копировать», которая находится на вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Другой вариант — нажать сочетание клавиш Ctrl + C после выделения текста.



2. откройте программу Microsoft Excel. Нажимаем грубо на то место на листе, куда хотим вставить текст. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню. В нем в блоке «Параметры вставки» выберите значение «Сохранить исходное форматирование».

   Вместо этих действий можно также нажать на кнопку «Вставить», которая находится в крайнем левом углу ленты. Другой вариант — нажать комбинацию клавиш Ctrl+V.

Как видите, текст вставляется, но, как было сказано выше, имеет непрезентабельный вид.

Для того, чтобы он имел нужную нам форму, расширяем ячейки до нужной ширины. При необходимости отформатируйте его дополнительно.

Способ 2: продвинутое копирование данных

Есть еще один способ конвертировать данные из Word в Excel. Он, конечно, намного сложнее предыдущего варианта, но в то же время такой перенос зачастую более правильный.

1. откройте файл в Ворде. Перейдя на вкладку «Главная», щелкните значок «Показать все символы», который находится на ленте в блоке инструментов «Абзац». Вместо этих действий можно просто нажать комбинацию клавиш Ctrl+*.



2. Появится специальный выбор. В конце каждого абзаца ставится отметка. Важно следить за тем, чтобы не было пустых абзацев, иначе преобразование не удастся. Такие абзацы следует исключить.



3. Перейдите на вкладку «Файл».



4. Выберите «Сохранить как».



5. Откроется окно Сохранить файл. В параметре «Тип файла» выберите значение «Обычный текст». Нажмите кнопку «Сохранить».



6. Никаких изменений в открывшемся окне преобразования файлов вносить не нужно. Просто нажмите кнопку «ОК».



7. откройте программу Excel во вкладке «Файл». Выбрать пункт «Открыть».



8. В окне «Открыть документ» в параметре открываемых файлов установите значение «Все файлы». Выберите файл, ранее сохраненный в Word, как обычный текст. Нажмите кнопку «Открыть».



9. Откроется мастер импорта текста. Введите формат данных «С разделителями». Нажмите кнопку «Далее».



10. В параметре «Символ разделителя» введите значение «Запятая». Снимите все остальные пункты, если они есть. Нажмите кнопку «Далее».



11. В последнем окне выберите формат данных. Если у вас обычный текст, рекомендуется выбрать формат «Общий» (установлен по умолчанию) или «Текст». Нажмите на кнопку «Готово».



12. Как видите, каждый абзац теперь вставляется не в отдельную ячейку, как в предыдущем способе, а в отдельную строку. Теперь нам нужно расширить эти строки, чтобы не потерялись отдельные слова. После этого вы можете отформатировать ячейки по своему вкусу.

Примерно по такой же схеме можно скопировать таблицу из Word в Excel. Нюансы этой процедуры описаны в отдельном уроке.

Урок: Как вставить таблицу из Word в Excel

Способ 3: применение приложений для конвертирования

Другой способ преобразования документов Word в Excel — использование специализированных приложений для преобразования данных. Одним из самых удобных из них является Abex Excel to Word Converter.

1. Открываем инструмент. Нажмите кнопку «Добавить файлы».



2. В открывшемся окне выберите файл для конвертации. Нажмите кнопку «Открыть».



3. В блоке «Выберите формат вывода» выберите один из трех форматов Excel:
   • xls;
   • xlsx;
   • xLSM.



4. В блоке настроек «Настройка вывода» выберите место, куда нужно конвертировать файл.



5. Когда все настройки указаны, нажмите кнопку «Конвертировать».

После этого происходит процесс конвертации. Теперь вы можете открыть файл в Excel и продолжить работу с ним.

Способ 4: конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы не хотите устанавливать на свой ПК дополнительное программное обеспечение, вы можете воспользоваться специализированными онлайн-сервисами для конвертации файлов. Одним из самых практичных онлайн-конвертеров по направлению Word — Excel является ресурс Convertio.

Convertio Онлайн Конвертер

1. Перейдите на сайт Convertio и выберите файлы для конвертации. Это можно сделать следующими способами:
   • Выберите с компьютера;
   • Перетащите из открытого окна проводника Windows;
   • Скачать с сервиса Dropbox;
   • Скачать с сервиса Google Drive;
   • Скачать по ссылке.



2. После того, как исходный файл будет загружен на сайт, выберите формат сохранения. Для этого нажмите на выпадающий список слева от надписи «Подготовлено». Перейдите в пункт «Документ», затем выберите формат xls или xlsx.



3. Нажмите кнопку «Конвертировать».



4. После завершения конвертации нажмите кнопку «Скачать».

После этого документ Excel будет загружен на ваш компьютер.

Как видите, существует несколько способов преобразования файлов Word в Excel. При использовании специализированных программ или онлайн-конвертеров преобразование происходит буквально в несколько кликов. При этом ручное копирование хоть и занимает больше времени, но позволяет максимально точно отформатировать файл под свои нужды.