Как пользоваться Microsoft Teams

Как использовать Microsoft Teams

Вариант 1: Программа для ПК

Microsoft Teams отлично подходит для использования на рабочем столе, встреч и частных бесед. Программа оптимизирована для работы с календарем, контактами и презентациями. Предлагаем вам ознакомиться с разделами, в которых подробно описаны основные аспекты взаимодействия с этим программным обеспечением.

Скачивание на компьютер

Чтобы начать чат и проводить собрания в Microsoft Teams, вам необходимо загрузить клиент на свой компьютер. Конечно, можно работать и в версии браузера, которая похожа по функционалу, но это не всегда удобно, а конференции с большим количеством участников периодически вылетают. С расшариванием экрана тоже будут сложности, но при сборке рабочего стола все работает нормально.

  1. Перейдите по ссылке выше и нажмите кнопку «Войти», чтобы открыть страницу загрузки Microsoft Teams на вашем компьютере.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Войдите в свою учетную запись Microsoft или добавьте новую.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Подождите, пока контент загрузится, и нажмите «Загрузить приложение для Windows». Информация ниже будет посвящена исключительно ему, но если вы переключитесь на использование веб-приложения на этом этапе, следующие инструкции также будут работать.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Дождитесь завершения загрузки исполняемого файла и запустите его.
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. Установка начнется автоматически, и вам просто нужно дождаться завершения и запуска программы.
  10. Как использовать Microsoft Teams

  11. Появится его главное окно, после чего вы сможете перейти к дальнейшим настройкам и взаимодействиям.
  12. Как использовать Microsoft Teams

Подготовка учетной записи

Перед загрузкой вы уже вошли в систему, поэтому при первом запуске Microsoft Teams вы сами войдете в свой профиль. Давайте посмотрим на его основные настройки и рассмотрим шаги, необходимые при изменении учетной записи прямо в программе.

  1. Чтобы увидеть список настроек, нажмите на изображение с вашим аватаром на верхней панели.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Если вам нужно изменить профиль, подключите второй, нажав «Добавить рабочую или учебную учетную запись», или выйдите из текущего профиля, чтобы не использовать функцию переключения учетной записи.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. В этом же меню справа от слова «Онлайн» есть кнопка «Установить подпись в статус». Это статус пользователя, который описывает вашу профессию или текущее положение дел. Введите желаемый текст и решите, нужно ли его удалить через определенное время.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Нажав кнопку «Управление учетной записью» в этом меню, вы попадете в раздел настроек, о других параметрах мы напишем чуть позже. В категории «Учетные записи» отслеживайте и управляйте подключенными профилями, если вам нужно выйти из системы или изменить общие настройки.
  8. Как использовать Microsoft Teams

Настройки программы

Вкратце поговорим о настройках в Teams, которых не так много, но они могут быть чрезвычайно полезны при постоянном взаимодействии с программой. Разработчики предлагают изменить внешний вид, настроить параметры конфиденциальности и настроить получение уведомлений.

  1. Нажмите на три горизонтальные точки слева от аватара пользователя, чтобы открыть меню настроек. В нем вы можете изменить масштаб, перейти к списку горячих клавиш, проверить наличие обновлений или загрузить мобильное приложение, открыв страницу в магазине.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Для просмотра других параметров щелкните строку «Настройки».
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. В разделе «Общие» откроется новое окно, в котором есть три темы, изменяющие отображение элементов окна. Пока есть светлая тема, темный и высококонтрастный режимы. Если вы выберете новые настройки внешнего вида, программу придется перезапустить.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Блок «Приложение» содержит параметры с флажками; если флажок рядом с элементом установлен, значит он активен. Итак, по умолчанию включено автоматическое выполнение приложения при запуске Windows, что необходимо не всем пользователям. Прочтите все пункты и решите, какие из них следует включить или отключить. Обратите особое внимание на «Отключить аппаратное ускорение графического процессора». Эта настройка напрямую влияет на производительность и имеет смысл активировать ее только в случае блокировки или торможения во время работы в Tims.
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. Ниже находится блок с настройками языка и клавиатуры, а также функция проверки орфографии. Используйте раскрывающийся список, если вам нужно изменить предпочитаемый язык или макет. В блоке «Просмотр» всего один параметр — «Отключить анимацию». Активируйте его, чтобы повысить производительность программы, если она время от времени дает сбой.
  10. Как использовать Microsoft Teams

  11. Затем следует параметризованный раздел под названием «Конфиденциальность», и первая видимая оснастка отвечает за действия с заблокированными контактами. Блокировка осуществляется щелчком правой кнопкой мыши по профилю пользователя и выбором соответствующего пункта из контекстного меню. Вы можете просмотреть весь черный список через окно «Редактировать заблокированные контакты».
  12. Как использовать Microsoft Teams

  13. Они отображаются по имени и могут быть разблокированы в любой момент.
  14. Как использовать Microsoft Teams

  15. Кроме того, в этом разделе установлены ограничения на контактную информацию. Если вы не хотите, чтобы другие пользователи находили вас через поиск, когда вы вводите адрес электронной почты или связанный номер телефона, установите соответствующие ограничения. Обратите внимание на ползунок «Уведомление о прочтении» и отключите его, если вы не хотите, чтобы после просмотра сообщение отображалось как прочитанное. Отмените опросы, если вы не хотите получать сообщения от разработчиков Microsoft Teams.
  16. Как использовать Microsoft Teams

  17. В разделе «Уведомления» всего два параметра: «Звук» и «Чат». Здесь вы можете отключить звук звонков и перейти в настройки чата, чтобы вы могли изменить отображение баннера и ленту.
  18. Как использовать Microsoft Teams

Поиск контактов

Основная цель Microsoft Teams — общаться с пользователями как в индивидуальных чатах, так и на собраниях. Если вы являетесь организатором или вам нужно связаться с конкретным участником, вам нужно будет найти их с помощью глобального поиска и начать общение.

  1. Чтобы воспользоваться поиском, активируйте линию и введите адрес электронной почты или номер телефона учетной записи, которую вы ищете.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Подождите, пока появятся пользователи из списка, и щелкните по соответствующему, чтобы войти в индивидуальный чат.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Отправьте первое сообщение, чтобы проинформировать пользователя о своих намерениях. Вы получите уведомление и сможете решить, хотите ли вы начать разговор.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Вместе с этим появится уведомление о том, что вы добавили в чат нового участника. Вот как вы ищите контакты. Вы можете взаимодействовать с ними только в таких беседах, и пока невозможно просмотреть все контакты, не пригласив их напрямую в чаты.
  8. Как использовать Microsoft Teams

Действия с собраниями и чатами

Командные пользователи проводят большую часть своего времени в чате, обсуждают деловые или повседневные вопросы с отдельными участниками или на собраниях. Когда вы включаете программу, она не сразу переведет вас в нужный разговор, даже если пришло уведомление, поэтому вам нужно найти подходящий или создать новый, пригласив участников.

  1. Для этого откройте раздел «Чат», нажав кнопку на левой панели.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Отображается список последних бесед с сообщениями. Щелкните одну из строк, чтобы перейти к чтению содержимого. В этом списке показаны как обычные чаты, так и организованные встречи.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Если вам нужно самостоятельно создать видеоконференцию или текстовый чат, воспользуйтесь кнопками выше.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Чтобы пригласить людей, у которых еще нет учетной записи, активируйте новую беседу и нажмите «Пригласить друзей» или «Присоединиться к командам» (кнопка имеет два имени).
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. По умолчанию для разговора создается имя «Новый чат», которое следует изменить, чтобы другие пользователи понимали тему и не запутались в списке других. Для этого нажмите «Добавить название группы».
  10. Как использовать Microsoft Teams

  11. Введите его и сразу же отправьте приглашения, включая адреса в поле «Кому», если потребуется.
  12. Как использовать Microsoft Teams

  13. Если вы хотите создать групповой разговор из индивидуального чата, нажмите «Добавить контакт» на панели справа.
  14. Как использовать Microsoft Teams

  15. Появится форма поиска пользователя, где вы можете указать свою контактную информацию и дождаться загрузки списка с найденными учетными записями.
  16. Как использовать Microsoft Teams

  17. Щелкните соответствующий, чтобы немедленно отправить приглашение. Пользователь сможет отправлять сообщения и видеть остальные только после того, как запрос будет принят.
  18. Как использовать Microsoft Teams

Если вас пригласили на собрание или текстовый чат, содержание уведомления и беседы будет в одном разделе. Кроме того, вверху появляются две кнопки, позволяющие выбрать действие, относящееся к этому разговору. Вы можете присоединиться к приглашению или отклонить его, удалив его из списка беседы. Помните, что вы не сможете присоединиться к заброшенной цепочке без второго приглашения.

Просмотр ленты уведомлений

Давайте быстро взглянем на раздел «Действия», в котором отображается лента уведомлений. Регулярные сообщения, отправляемые в беседах, помечаются как новые в разделе «Чат», и в ленте отображаются только ответы, относящиеся к вам. Наряду с этим вы увидите упоминания, если кто-то ввел имя вашей учетной записи со знаком @ в сообщении, особенно для того, чтобы подчеркнуть это. Другие уведомления включают обновления системы, предстоящие встречи и некоторые действия с контактами.

Как использовать Microsoft Teams

Ведение календаря

Поскольку Microsoft Teams — это корпоративная программа, имеет смысл найти в ней календарь. Не всегда возможно создать встречу именно тогда, когда она вам нужна, хотя бы потому, что у каждого есть свое расписание, расписания и время, доступное для таких мероприятий. Вы можете самостоятельно отмечать события в календаре, таким образом предупреждая будущих участников и заранее распространяя полезную информацию. Они получат конкретное уведомление, и ячейка календаря будет заполнена автоматически.

  1. Перейдите в раздел «Календарь» и нажмите «Создать встречу». Если вы хотите организовать его прямо сейчас, используйте кнопку «Начать собрание сейчас».
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Появится новая форма с заполнением описания события. Добавьте имя, укажите время или запланируйте его на целый день. Если встреча повторяется в определенный период, укажите это в отдельном поле. Если есть место, введите его в выделенную строку. Добавьте пользовательские детали, заполнив информацию в последнем блоке.
  4. Как использовать Microsoft Teams

После того, как собрание было добавлено в ваш календарь, вы можете присоединиться к нему, пригласить участников или внести изменения. Когда к вам присоединятся новые пользователи, вы получите уведомления о том, сколько участников уже присоединились и можно ли начать конференцию.

Личные звонки или собрания

Встреча в Microsoft Teams включает не только текстовый чат, но и видео- и аудиоконференции. Об организации разговоров уже писали выше, так что остается только инициировать звонок в подходящий.

  1. Откройте чат и воспользуйтесь одной из кнопок справа. Первый предназначен для совершения звонка с видео, второй — только со звуком, а третий позволит сразу переключиться на совместное использование экрана, показав презентацию, отдельное окно или весь рабочий стол. Более подробно это описано в другой статье на нашем сайте по следующей ссылке.
  2. После подключения основное место будет зарезервировано для изображения пользователей или их демонстрации, а ниже вы увидите небольшой блок с передачей контента с вашей веб-камеры, который даст понять, нормально ли вас видят другие участники.
  3. Как использовать Microsoft Teams

  4. Используйте кнопки управления на верхней панели, чтобы перейти в текстовый чат или пригласить других пользователей.
  5. Как использовать Microsoft Teams

  6. В любой момент вы можете отключить звук, камеру или переключиться на просмотр содержимого, применив другие кнопки на той же панели.
  7. Как использовать Microsoft Teams

Теперь вы знакомы с выполнением основных шагов в Tims на компьютере. Когда вы открываете приложение в браузере, процесс остается более или менее таким же. Далее мы поговорим об использовании мобильного приложения, которое может пригодиться, даже если вы не можете войти в систему на ПК. Его функциональность немного отличается, поэтому мы рекомендуем вам прочитать следующие разделы статьи.

Вариант 2: Мобильное приложение

Разработчики данного мессенджера выделили много ресурсов для улучшения его мобильной версии. Теперь каждый сотрудник может подключиться к встрече или ответить на текстовое сообщение без прямого доступа к компьютеру, а просто запустив Tims на своем смартфоне или планшете. Кроме того, эта версия программы значительно упрощает отслеживание уведомлений, так как телефон всегда под рукой. Давайте посмотрим на основы использования мобильной версии Microsoft Teams.

Скачивание и установка

Приложение распространяется бесплатно и доступно для скачивания в фирменных магазинах мобильных операционных систем. Нет необходимости платить, и единственным условием использования является наличие учетной записи с соответствующим номером телефона.

Загрузите Microsoft Teams из Google Play Store / App Store

  1. Откройте магазин приложений, который вы используете, и найдите Microsoft Teams.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Нажмите кнопку «Установить», чтобы начать загрузку мессенджера.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Когда закончите, откройте его на странице в магазине или нажав на значок, появившийся на главном экране.
  6. Как использовать Microsoft Teams

Регистрация и вход

Первый запуск приложения всегда начинается с регистрации учетной записи или входа в существующую. Кроме того, в мобильной версии есть возможность быстро присоединиться к встрече, введя свой ключ в качестве гостя. Вам нужно будет выбрать подходящий вариант и следовать инструкциям.

  1. Введите свой адрес электронной почты или номер телефона, чтобы войти. Если у вас нет учетной записи, зарегистрируйтесь бесплатно или присоединитесь к беседе в качестве зрителя.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Для авторизации введите пароль и перейдите к следующему шагу.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Откроется окно «Добро пожаловать в команды», в котором представлены основные функции приложения. Как только это будет сделано, нажмите «Продолжить».
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Программа сразу же предложит вам изменить изображение профиля и отображаемое имя, если это необходимо. Если в этом нет необходимости, нажмите кнопку «Продолжить».
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. Прочтите новости и нажмите «Все ясно», чтобы закрыть последнее демонстрационное окно.
  10. Как использовать Microsoft Teams

Если вы работаете с гостевой учетной записью во время присутствия на существующей встрече, вы не сможете использовать другие функции приложения. Невозможно будет добавлять или блокировать контакты, управлять хранилищем и вести несколько чатов параллельно. После встречи сеанс автоматически завершается, и вам нужно подключиться к другому или создать полную учетную запись.

Пользовательские настройки

В мобильном приложении немного больше настроек, относящихся к самой Microsoft Teams и к учетной записи, поэтому мы предлагаем вам остановиться на них более подробно. Таким образом, вы можете настроить свой профиль, уведомления и внешний вид программы под себя.

  1. После авторизации нажмите на значок с изображением вашего профиля в правом верхнем углу, чтобы открыть настройки.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Первый доступный параметр — «Установить подпись состояния». Изначально другие пользователи видят, что вы в сети, переехали в приложение или даже вышли из него. Также они могут показать любую надпись, введя ее самостоятельно.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. В новом окне введите текст длиной до 280 символов, решите, хотите ли вы показывать статус пользователям, когда учетная запись упоминается в сообщениях и когда ее нужно удалить.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Вернитесь в предыдущее меню и перейдите в Настройки, чтобы увидеть остальные параметры.
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. В разделе «Общие» вы можете изменить настройки интерфейса, управлять уведомлениями, архивированием и переводом. Когда вы выбираете категорию «Внешний вид», появляется список с двумя вариантами, поскольку разработчики еще не добавили больше тем.
  10. Как использовать Microsoft Teams

  11. Что касается данных и хранилища, настройки в этом разделе в основном подходят для тех, кто использует мобильный Интернет для общения в Teams. Это может уменьшить использование трафика, снизить качество отправляемых изображений, чтобы они весили меньше, или очистить информацию, собранную во время работы приложения.
  12. Как использовать Microsoft Teams

Остальные настройки находятся в разделе «Личные». Вы можете настроить отправку сообщений, изменить данные своего профиля, скрыть местоположение или управлять сейфом (подробнее об этом в другом разделе статьи). Разработчики предоставляют подробное описание каждой настройки, и их названия уже говорят сами за себя.

Поиск и создание текстовых чатов

Чтобы начать общение в Тимсе, вам необходимо создать текстовый чат или принять приглашение от других участников, если вы скачали приложение по совету. Для этого в нем есть специальный раздел, где собраны все разговоры, и вы можете легко управлять ими, искать и просматривать уведомления.

  1. На панели ниже перейдите в раздел Чат и посмотрите, есть ли новые советы по началу разговора. Обычно справа от непрочитанных сообщений появляется синяя точка.
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Если текстовой коллекции еще нет, создайте ее самостоятельно, нажав соответствующую кнопку справа.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Разрешите приложению доступ к вашим контактам, чтобы быстро приглашать новых участников благодаря синхронизации данных.
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Чтобы добавить пользователей, введите их контактную информацию в строке поиска, найдите учетную запись и отправьте приглашение.
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. На скриншоте ниже вы можете увидеть пример того, как работают подсказки. Вы можете немедленно заблокировать контакт, отправив его в список запрещенных, или принять приглашение, что позволит отправлять сообщения в обоих направлениях.
  10. Как использовать Microsoft Teams

  11. Напишите свой первый ответ, активировав поле «Введите свое сообщение». При желании вы можете прикреплять файлы для отправки, записывать голосовое сообщение или использовать смайлики. Все эти функции поддерживаются Microsoft Teams и работают нормально.
  12. Как использовать Microsoft Teams

  13. Щелкните вкладку «Панель управления», чтобы просмотреть другие доступные параметры чата. Он позволяет вам делиться местоположением, отправлять фото, иметь общий календарь с теми же событиями, создавать список дел, устанавливать сейф или получать информацию о текущем разговоре.
  14. Как использовать Microsoft Teams

Если вам нужно удалить неиспользуемый чат, вы можете просто отклонить приглашение. Если он уже был принят, нажмите и удерживайте его в списке доступных и в появившемся меню выберите опцию «Удалить».

Организация собрания

Если вы являетесь бизнес-менеджером или отвечаете за создание конференций, мобильное приложение Teams можно использовать для добавления собраний и приглашения на них любого количества участников. При этом технология функционально не отличается от той, что представлена ​​в программе на ПК.

  1. На панели ниже выберите раздел «Встреча».
  2. Как использовать Microsoft Teams

  3. Найдите в списке подготовленную специальную встречу или нажмите кнопку «Быстрая специальная встреча», чтобы создать ее.
  4. Как использовать Microsoft Teams

  5. Введите заголовок и скопируйте ссылку, чтобы отправить ее другим для быстрого подключения. Когда вы будете готовы начать собрание, нажмите кнопку «Начать собрание».
  6. Как использовать Microsoft Teams

  7. Когда вы впервые начинаете такие разговоры на своем смартфоне или планшете, появится системное предупреждение с просьбой разрешить доступ к видео- и аудиозаписи.
  8. Как использовать Microsoft Teams

  9. Встреча создана, но вы еще не присутствуете на ней. Для участия нажмите кнопку «Присоединиться» и подтвердите действие.
  10. Как использовать Microsoft Teams

  11. Используйте функции на панели ниже, чтобы отключить звук камеры, микрофона или проверить звук, когда это необходимо.
  12. Как использовать Microsoft Teams

  13. Когда вы откроете меню с дополнительными действиями, вы увидите варианты удержания, отправки файлов и отключения звука видео других участников.
  14. Как использовать Microsoft Teams

Обратите внимание, что вы не можете заставить других пользователей присоединиться к собранию, поэтому предупредите всех участников, что им нужно будет принять приглашение и присоединиться в начале конференции. Если они не знают о каких-либо уведомлениях, напоминайте им время от времени проверять раздел «Действия», особенно если появляется значок непрочитанного сообщения.

Дополнительные действия

При взаимодействии с Teams на вашем телефоне вы обязательно заметите раздел Advanced, который содержит другие функции, поддерживаемые приложением. Они помещены в такой блок, так как используются реже и не всеми пользователями. Многие о них вообще не знают, поэтому давайте остановимся на каждом подробнее и выясним, зачем нужны все эти функции.

Как использовать Microsoft Teams

  • «Файл». К файлам относятся все документы и элементы, хранящиеся в облаке вашей учетной записи. Это означает, что когда вы переходите в соответствующий раздел приложения, у вас есть доступ ко всем файлам в OneDrive. Вы также можете использовать эту функцию Tims для сохранения новых файлов в облаке. Быстрый доступ значительно упрощает процесс отправки файлов другим пользователям и избавляет от необходимости сохранять их в локальном хранилище.
  • «Конечно». Вы можете разместить в сейфе только ограниченное количество файлов, контактов или записей, с которыми вы взаимодействуете в Microsoft Teams. Это особый алгоритм шифрования, сохраняющий конфиденциальные данные. Используя сейф, вы можете отдыхать спокойно и не беспокоиться о том, что доступ к информации, находящейся в нем, будет получен, даже если ваша учетная запись будет успешно взломана.
  • «Звонки». Эта функция будет использоваться только участниками приложения, которые хотят позвонить кому-либо из Teams по номеру телефона. Доступен только в том случае, если тарифный план на звонки был приобретен организацией или лично пользователем. Обратите внимание, что экстренные вызовы недоступны через приложение.
  • «Спасено». Разработчики позволяют пользователям сохранять сообщения, файлы, контакты и другую информацию. Все данные отображаются в этом разделе, доступном для просмотра и редактирования.
  • «Домашнее задание». Это тип записной книжки, в которую вы вносите важные для вас действия или планы. Если они установлены на определенное время, в разделе «Действия» появится уведомление, чтобы вы не забыли о предстоящем событии или задаче.
  • «Календарь». Календарь используется только для создания встреч на определенную дату, но пока это все. В дальнейшем разработчики могут поместить туда другие действия или разрешить пользователю формировать абсолютно любое событие. Теперь представлена ​​настройка стандартного создания встречи с установленной датой и описанием. Приглашенные пользователи получают уведомление и даже могут добавить конференцию в свой календарь, чтобы не забыть об этом. В установленный день встреча начинается автоматически, и вам просто нужно войти в систему.
Рейтинг автора
Автор статьи
Андрей Коновалов
Привет, меня зовут Андрей Васильевич Коновалов. В 2006 году окончил Чувашский государственный университет им. Ульянова. По образованию инженер, 8 лет проработал на НПП Экра по специальности. Люблю компьютеры и все, что с ними связано. С 2018 года начал писать о решениях проблем, связанных с компьютерами и программами.
Написано статей
3742
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Проблемы и их решения по компьютерам, смартфонам
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: