Как объединить два и более документа Word

|

Способ 1: Объединение ручным методом

Если документы не содержат много текста, табличных или графических данных и их форматы совпадают, их можно объединить вручную. Это намного быстрее, чем возиться с функциями Microsoft Word. Инструкция предельно проста:

1. откройте оба файла. В нашем случае это «1.docx» и «2.docx». Выберите, из какого и в какой вы хотите скопировать данные для слияния. Например, возьмем текст из «2.docx» и перенесем его в «1.docx». Для этого откройте второй документ и выделите текст и другие данные с помощью горячей клавиши «Ctrl+A» или, удерживая левую кнопку мыши, перетащите из левого верхнего в правый нижний край области просмотра.



2. Используйте горячую клавишу «Ctrl+C» для сохранения фрагмента в буфер обмена операционной системы или щелкните правой кнопкой мыши на выделенном наборе данных и в появившемся контекстном меню выберите пункт «Копировать».



3. Перейдите к другому файлу и вставьте фрагмент куда угодно, будь то начало, середина или конец документа. В нашем случае мы добавляем текст после самого важного. Для этого поместите курсор под имеющиеся данные и нажмите комбинацию клавиш «Ctrl+V» или по аналогии с предыдущим пунктом щелкните правой кнопкой мыши и выберите последнюю кнопку «Вставить только текст» в пункте «Параметры вставки».



4. Фрагмент будет добавлен без исходных стилей, с форматированием размера и веса шрифта по умолчанию.

Word позволяет вставлять из другого файла не только текст. Если вы копировали фрагмент с изображениями, графиками или таблицами, то после использования такой опции вставки в основной файл будут сохранены только текстовые данные и то, что можно преобразовать из диаграмм без форматирования.

Вы также можете использовать другие три метода вставки, доступные в контекстном меню: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» и «Изображение». В первом случае текст и другие данные будут вставлены так, как они отформатированы во втором документе. Второй способ позволяет применить к вставляемому фрагменту те же стили, которые настроены для работы с первым файлом. В последнем случае текстовые и графические данные объединяются в изображение и вставляются в формате PNG.

1. Перейдите в один из документов и скопируйте данные по аналогии с предыдущей инструкцией.



2. откройте документ, куда вы хотите вставить, и поместите указатель мыши в любое место в нем. Щелкните правой кнопкой мыши, а затем кнопку «Сохранить исходное форматирование» в пункте контекстного меню «Параметры вставки».



3. Выдержка вставляется без форматирования стиля и сохраняет настройки отображения текста и других элементов документа.



4. Если сделать то же самое, но нажать кнопку «Изображение», то скопированный вами текст будет сохранен в графическом формате в виде скриншота выделенного фрагмента документа.

Ручной метод удобно использовать, если текст копируется и вставляется, а документы небольшие, сохранены в одном формате или созданы в одной версии программы. Во всех остальных случаях рекомендуется использовать стандартную функцию Microsoft Word для объединения файлов.

Способ 2: Слияние средствами Microsoft Word

В дополнение к объединению вручную в новых версиях Word у вас есть возможность сделать операцию более элегантной. Лучше всего отдать предпочтение этому методу. Пошаговые инструкции:

1. откройте первый документ. Это будет своеобразный контейнер для объединения данных. Второй файл открывать не нужно. Выберите вкладку «Вставка» на панели инструментов, перейдите в раздел «Текст» (находится справа) и рядом с пунктом «Объект» нажмите значок треугольника. Выберите подпункт «Текст из файла…».



2. В «Проводнике» найдите и выберите файл, который хотите объединить с первым.



3. Наблюдайте за результатом слияния, сохраняя при этом форматирование другого файла.

Важно! Вы можете объединять документы в любом месте. Это означает, что данные из второго файла можно вставлять в любом месте первого файла, а не только в конец.

Еще одна важная деталь: в «Проводнике» можно выбрать не один, а два или более файлов для слияния в первом открытом контейнере. Важно учитывать порядок выбора, который появляется в строке «Имя файла:», чтобы вставка происходила правильно. В этом поле документ, который должен быть вставлен первым, перемещается вправо. Последний слева.

На примере объединения трех документов, в которых написаны числа от 1 до 3, продемонстрировано, как происходит операция:

1. откройте первый файл и нажмите Enter, чтобы переместить курсор на новую строку для правильного ввода данных, чтобы более наглядно продемонстрировать работу инструмента слияния документов.



2. Найдите на панели инструментов вкладку «Вставка», воспользуйтесь разделом «Текст» и нажмите треугольник рядом с пунктом «Объект». Здесь нужен подраздел «Текст из файла…».



3. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните левой кнопкой мыши последовательно два других файла. Их имена появятся ниже. Нажмите кнопку «Вставить».



4. Посмотрите, как несколько документов объединяются в выбранном порядке и вставляют данные в позицию курсора.

Как уже было сказано, лучше использовать этот метод, чем ручная вставка. Все благодаря скорости выполнения операции, возможности объединить сразу несколько документов, а также сохранить форматирование исходного и добавленного документов.

Способ 3: Надстройка Kutools for Word

Kutools — полезная надстройка для Microsoft Word. Он значительно упрощает работу с документами и предлагает функции, которые не реализованы в стандартных текстовых редакторах. Инструкция по работе с надстройкой описана ниже:

1. Загрузите Kutools for Word с официального сайта и запустите EXE-файл через браузер или папку, в которой сохранены загрузки. Следуйте простым инструкциям установщика, а после установки в появившемся дополнительном окне установите флажок рядом с «Включить Kutools for Word», а затем нажмите кнопку «ОК».



2. Перезапустите Word, если программа была открыта, чтобы на верхней панели инструментов появились новые вкладки: «Kutools» и «Kutools Plus».



3. Создайте новый файл. Перейдите на вкладку «Kutools Plus» и выберите «Подключиться» слева в разделе «Инструменты и документы».



4. Дождитесь появления соответствующего окна инструментов. Нажмите на кнопку «Файл».



5. Через окно «Проводника» выберите все документы, которые хотите объединить, и нажмите «ОК». Если вам нужно выбрать все файлы из открытого каталога, нажмите перед этим на «Каталоги».



6. Перемещайте документы в нужном порядке с помощью кнопок вверх и вниз, если это необходимо. Укажите тип зазора между ними.



7. Нажмите кнопку «Подключиться» после применения всех настроек.



8. Файлы будут объединены в соответствии с указанными настройками.

Важно! Программа не работает с одним документом. Если вы сначала откроете первый файл, а потом попытаетесь добавить в него содержимое второго, ничего не произойдет. Как сказано в инструкции выше, для слияния нужно создать отдельный документ.

Способ 4: Язык программирования VBA

Язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), встроенный в программы из пакета Microsoft Office, представляет собой достаточно простой, но мощный инструмент для упрощения работы с документами. Он берет на себя всю рутину и даже может объединять файлы. Пошаговые инструкции:

1. Скопируйте или перенесите все файлы для объединения в одну папку. Лучше дайте ей латинское имя.



2. Переименуйте файлы так, чтобы они следовали друг за другом и были отсортированы в том порядке, в котором они будут объединены. Например, назовем их цифрами от 1 до 3 для наглядности, а старые документы удалим.



3. откройте первый документ, к которому будут прикреплены остальные. Для этого дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.



4. После открытия нажмите Alt + F11 и дождитесь запуска программной среды VBA. Выберите в верхнем меню пункт «Вставка» и подпункт «Модуль», чтобы создать исполняемый модуль для работы с документами.



5. Скопируйте следующий код и вставьте его в поле ввода:
   Sub MergeDocuments()
   Application.ScreenUpdating = Ложь
   МойПуть = АктивДокумент.Путь
   Мое имя = Dir(MyPath & «\» & «*.docx»)
   я = 0
   Делай пока мое имя «»
   Если МоеИмяАктивныйДокумент.Имя Тогда
   Установите wb = Documents.Open(MyPath & «\» & MyName)
   Selection.WholeStory
   Выбор.Копировать
   Windows(1).Включить
   Selection.EndKey Unit:=wdLine
   Selection.TypeParagraph
   Выбор.Вставить
   я = я + 1
   wb.Закрыть Ложь
   Конец о
   Мое имя = Реж
   Петля
   Application.ScreenUpdating = Истина
   Конец сабвуфера



6. Нажмите клавишу F5 или кнопку «Выполнить» со значком зеленого треугольника.



7. Подождите, пока файл обновится и документы будут объединены с отступом в одну строку.

Важно! Программа может обрабатывать только файлы с разрешением *.docx. Чтобы объединить формат DOC, в строке MyName = Dir(MyPath & «\» & «*.docx») замените аргумент «*.docx» на «*.doc».

VBA — мощный инструмент для работы не только с Microsoft Word, но и с Excel, PowerPoint и другими программами Office. Если вы освоите основные функции этого языка программирования, работа с текстовыми и табличными редакторами Microsoft станет намного проще.