Использование функции поиска в Microsoft Word

|

Способ 1: Стандартный поиск

Часто для поиска нужной информации в документе используется стандартный поиск, предполагающий ввод запроса с дополнительным выделением релевантных результатов. Дополнительные параметры, такие как форматирование текста и специальные символы, не учитываются.

Важно! Текстовый редактор Microsoft Word имеет несколько версий, каждая из которых имеет свои особенности. Предоставить универсальную инструкцию по поиску документа невозможно, поэтому каждая категория ПО будет рассмотрена отдельно.

Вариант 1: Microsoft Word 2013 – 2021

Для поиска текста в Microsoft Word 2013 — 2021 необходимо вызвать специальную панель навигации, позволяющую выделить только фрагменты текста, соответствующие запросу пользователя. Дополнительные возможности включают анализ по заголовкам и страницам в документе. Панель можно вызвать с помощью специальной кнопки на панели инструментов. Для этого перейдите на вкладку «Главная» и нажмите на пункт «Найти» с правой стороны в блоке «Редактирование».

Введите поисковый запрос в поле «Поиск документа», затем нажмите клавишу Enter. На вкладке «Результаты», расположенной на боковой панели чуть ниже, будет представлен список предложений, содержащих введенное слово или фразу. Щелчок по одному из них сразу перемещает курсор в соответствующее место в документе.

Вы также можете посмотреть результаты на конкретной странице или в шапке, достаточно перейти на одноименную вкладку. Щелкнув по нужному объекту, курсор перемещается в соответствующую область в документе.

Важно! Это далеко не все способы стандартного поиска информации в Microsoft Word 2013 — 2021. Вы можете получить больше возможностей, переключившись в расширенный режим. Для этого на вкладке «Главная» откройте контекстное меню пункта «Найти» и выберите пункт «Расширенный поиск». Некоторые особенности, представленные в нем, будут рассмотрены в соответствующей части статьи.

Читайте также: Использование панели навигации в MS Word

Вариант 2: Microsoft Word 2007 – 2010

В Microsoft Word 2007 — 2010 поиск происходит аналогичным образом, основные отличия заключаются в графическом оформлении программы. Поместите курсор в начало документа, чтобы оттуда был проанализирован весь текст, затем перейдите на вкладку «Главная» и нажмите кнопку «Найти», которая находится в блоке инструментов «Редактирование».

В открывшемся окне введите запрос в поле «Поиск». Это может быть как один символ, так и целое предложение. Важно понимать, что будет найден текст, точно соответствующий указанному предложению, но без учета регистра. Нажмите кнопку «Найти далее», чтобы начать процесс. В случае успеха соответствующий отрывок будет выделен в документе. Последующие клики будут отображать другие результаты на странице.

При повторном нажатии кнопки «Найти далее» может появиться всплывающее окно с сообщением «Word завершил поиск документа». Это означает, что все текстовые фрагменты в документе, соответствующие заданному запросу, найдены. В этом случае нажмите «ОК», чтобы закрыть окно.

В этом же окне можно искать нужное слово или фразу сразу во всем документе или в определенной его части (во втором случае необходимо предварительно выделить нужный фрагмент текста). За эту функцию отвечает кнопка «Найти в», нажатие на которую открывает дополнительное меню, где следует выбрать вариант «Текущий фрагмент» или «Основной документ». Тогда все результаты, соответствующие введенному поиску, будут выделены в тексте.

Последняя функция стандартного поиска — выделение результата, который не исчезнет даже при чтении и редактировании документа. Для его использования необходимо в окне нажать кнопку «Выделить при чтении» и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Выделить все». На страницах документа найденные слова сразу будут обрамлены желтой рамкой. В дальнейшем для удаления этого эффекта необходимо снова нажать ту же кнопку, но на этот раз выбрать опцию «Удалить».

Вариант 3: Microsoft Word 2003

В Microsoft Word 2003 поиск нужного фрагмента текста также происходит в отдельном окне, только называется оно по-другому и имеет немного переработанный интерфейс. Однако основные функции, доступные в ранее упомянутых программах, доступны и здесь. Чтобы расширить окно поиска, нужно открыть меню «Правка» в верхней части программы и нажать в нем пункт «Найти».

В поле «Найти» введите поиск. Это может быть что угодно, важно только соответствие тексту, в котором будет производиться поиск, иначе дальнейшие действия не будут иметь смысла. После этого нажмите «Найти далее», чтобы начать процесс. Результатом является выделение в основном документе.

Примечание! Если вам необходимо найти конкретную часть текста, необходимо сначала выделить нужный фрагмент, только потом нажать кнопку «Найти далее».

Когда будут отображены все хиты с заданным поиском, при следующем нажатии кнопки появится соответствующее уведомление. Нажмите «Да», чтобы повторить операцию. Выберите «Нет», чтобы закрыть окно».

Также есть возможность выделить искомый термин одновременно во всем документе или в определенной его части (во втором случае сначала выделить интересующий фрагмент). Для этого установите флажок рядом с параметром «Выбрать все элементы, найденные в» и в выпадающем списке ниже выберите область поиска — «Текущий фрагмент» или «Основной документ». Остается только нажать на кнопку «Найти все», чтобы обнаруженные совпадения отобразились сразу.

Примечание! В отличие от более поздних версий текстового редактора, Microsoft Word 2003 не имеет возможности выделения текста по мере чтения, о чем говорилось ранее в статье.

Вариант 4: Microsoft Word Online

Последней неоцененной реализацией текстового процессора является веб-версия, интегрированная в службу облачного хранилища Microsoft OneDrive. Поиск в нем осуществляется через всплывающее боковое меню, как это реализовано в последних версиях десктопных программ. Для ее вызова, находясь во вкладке «Главная», нажмите кнопку «Найти» на панели инструментов, выполненную в виде увеличительного стекла.

Появится боковая панель, где вы должны ввести свой поиск в поле «Поиск». Также убедитесь, что «Этот файл» выбран из выпадающего списка чуть ниже, если вы хотите выполнить поиск рабочего документа. После завершения предварительных настроек нажмите клавишу Enter. Все найденные результаты будут выделены в документе, а на боковой панели в основном разделе будут показаны предложения, включающие ранее введенный поиск.

Кроме того, вы можете указать фильтр, который отсеивает ненужные результаты. Для этого нажмите на одноименную кнопку, расположение которой показано на изображении ниже. Появившееся контекстное меню предлагает три варианта:

• «Исключить связанные совпадения». Не выполняет поиск слов или фраз, полученных в результате объединения отдельных текстовых объектов. Например, автоматически генерируемые заголовки или ссылки.
• «Регистрация прописных и строчных букв». Поиск ищет точное совпадение между прописными и строчными буквами, то есть строчными и прописными буквами.
• «Просто найди слово целиком». Не выделяет слова в документе, если только часть из них соответствует поисковому запросу. Например, когда вы спрашиваете «это», слово «это» не будет выделено.

Веб-версия Microsoft Word также позволяет выполнять поиск за пределами документа. Для этого в соответствующем выпадающем списке, показанном на изображении ниже, необходимо сначала выбрать место:

• «Интернет». Отправляет запрос в поисковую систему Bing и предоставляет ссылки на сторонние ресурсы.
• «Мультимедиа». Отображает подборку изображений Bing, найденных для поискового запроса.
• «Ссылка». Относится к справочным материалам, содержащим информацию об использовании Microsoft Word Online.

См также: Поиск и замена слов в Microsoft Word

Способ 2: Расширенный поиск

Расширенный поиск, в отличие от стандартного, позволяет найти интересующую информацию в документе с учетом многих дополнительных параметров, например, учета прописных и строчных букв, подстановочных знаков и даже произношения слов при проверке. Важным фактом является то, что в каждой версии Microsoft Word расширенный поиск одинаков, за исключением отсутствия некоторых настроек в предыдущих выпусках. Поэтому общая инструкция по выполнению задания будет представлена ​​ниже.

Примечание! На момент написания в текущей версии Microsoft Word Online невозможно выполнить расширенный поиск в документе, доступен только режим по умолчанию, который был описан выше.

В первую очередь нужно открыть расширенный поиск. Это делается непосредственно в окне «Найти и заменить». Оказавшись в нужном меню, нажмите кнопку «Еще», чтобы развернуть весь список опций.

Основная логика выполнения поиска в расширенном режиме осталась прежней — нужно нажать на кнопку «Найти дальше», «Область поиска» или «Выделить при чтении». Но теперь есть возможность добавить больше параметров, которые помогут точнее сформулировать запрос. Каждый из них будет подробно рассмотрен ниже:

• «Направление». Есть три режима — «Вперед», «Назад» и «Везде». Параметр отвечает за направление поиска относительно курсора, установленного на странице документа. Режим Anywhere всегда начинает анализ текста с самого начала.
• «Регистрация прописных и строчных букв». Позволяет находить слова и выражения с четко определенным размером символов, то есть учитываются прописные и строчные буквы.
• «Только целое слово». Исключает из результата слова, которые включают только часть запроса. Так слово «таблица» не будет выделено, когда вас спросят про «сто». Работает только при вводе одного слова в поле поиска.
• «Подстановочный знак». Позволяет выполнять поиск со специальными переменными, облегчая поиск слов, точное написание которых неизвестно. На отдельной справочной странице Microsoft перечислены все доступные знаки отличия и их описания. Использование делает невозможным активацию параметров «Учитывать префикс» и «Учитывать суффикс».
• «Произносится как». Поиск слов-омофонов с одинаковым произношением, но разным написанием. Например сотовый и продать. Все версии Microsoft Word поддерживают только английский язык. Когда этот параметр включен, следующие параметры становятся недоступными: С учетом регистра, Только целые слова, С учетом префикса и С учетом суффикса».
• «Все словоформы» Добавляет к результатам словоформу слова, указанного в запросе. Например, при поиске в документе «таблица» будут выделены слова «таблица», «таблицы», «таблицы» и так далее. Плохо работает с русским языком. Отключает параметры для строчных и прописных букв, только целые слова, с учетом префикса и суффикса».
• «Учитывать префикс» и «Учитывать суффикс». Объединены в одну группу за счет одинакового способа применения. Они требуют, чтобы в запросе был указан префикс или суффикс слова. Выполните поиск по этому параметру. Нельзя использовать одновременно.
• «Не обращайте внимания на знаки препинания». Ищет предложения, даже если они разбиты знаками препинания. Удобно при необходимости найти длинные предложения.
• «Игнорирование пробелов». Ищет предложения без пробелов. Хорошо работает с предыдущим вариантом.

Вы также можете добавить дополнительные параметры поиска, которые учитывают форматирование текста или невидимые символы. Эти фильтры находятся в блоке «Найти» внизу окна.

При нажатии на кнопку «Формат» открывается дополнительное меню, в котором можно выбрать тип форматирования: «Шрифт», «Абзац», «Вкладки», «Язык», «Рамка», «Стиль» и «Выделение». После выбора любого из перечисленных пунктов откроется новое окно, где нужно ввести параметры. Например, начертание текста (курсив, полужирный), размер, межстрочный интервал абзаца и т д. При этом каждый указанный параметр будет отображаться под полем для указания поиска.

Примечание! Чтобы удалить все выбранные параметры форматирования, просто нажмите соответствующую кнопку в нижней части окна.

Кнопка «Специальное» открывает меню соглашений о форматировании текста, таких как абзацы, табуляции, неразрывные пробелы и т.п. Полезно для поиска определенных частей объемного текста, например, разделенных длинными тире или разрывами страниц. Таким образом, запрос «рассмотрен.^pВажно!» (без кавычек) находит два участка текста, первый из которых заканчивается словом «учитывается», а второй начинается словом «Важно».

См также: Невидимые метки форматирования в Microsoft Word

Примечание! Почти все перечисленные параметры расширенного поиска можно комбинировать друг с другом, что позволяет сформулировать более точный запрос для поиска определенного фрагмента текста в документе.